CELEBRACIÓN DE JUNTAS DE ACCIONISTAS NO PRESENCIALES O VIRTUALES CON VALOR LEGAL
Como hemos comentado en anteriores artículos, VIDEOSESSION contempla que la organización y ejecución de una Junta de Accionistas Virtual se lleve a cabo mediante un PROCESO estructurado para lo cual ofrecemos un Asesor Especializado desde el inicio del servicio.
Lo que se busca es “Replicar” el desarrollo de las Juntas tal y como se realizaban presencialmente, pero ahora, en un formato virtual o no presencial. Siempre cumpliendo con los requisitos legales establecidos en el D.S 100-2020 y sus prórrogas.
Una fase fundamental del Proceso es la preparación u organización de la Junta de Accionistas o de la sesión que se trate
· Identificación de los participantes: VIDEOSESSION ofrece, de manera optativa, realizar una identificación previa a través de una videoconferencia donde se pide a cada accionista o representante de personas jurídica que encienda su webcam y se le solicita autorización para hacerle una fotografía, la cual se compara con la base de datos de RENIEC (Reconocimiento facial).
· Asignación de Contraseñas: Una vez identificados los participantes, se les asigna un nombre de usuario y contraseña únicos, para que puedan acceder al día y la hora indicados a la sesión por videoconferencia.
· Capacitación: Es indudable que una transformación tan radical, requiere tener claros varios conceptos nuevos, funcionamiento de las herramientas tecnológicas que se utilizarán, así como entender en profundidad los pasos que se seguirán durante la sesión. La capacitación a los organizadores de las sesiones, la realiza personal especializado de VIDEOSESSION.
· Reuniones de Coordinación: Resulta indispensable definir ciertos criterios previos a la celebración de la Junta, como son:
Sistema de Votación a utilizar: Tácito o estándar
Uso de la palabra: definición de tiempos y orden para ejercerlo
Representaciones: registro y conteo de votos
· Simulacro: Por último y como paso final de la primera parte del proceso, días antes de la Sesión Principal, se llevará a cabo entre los organizadores, invitados y demás personas que vayan a participar, un Ensayo General para asegurar el correcto desenvolvimiento de la Sesión.
Durante la celebración de la Sesión, el personal especializado acompaña a la empresa en el desarrollo de la misma, llevando y compartiendo el registro del quorum y las votaciones.
Luego de culminada la Sesión, VIDEOSESSION entrega el registro de todo lo acontecido, la evidencia documental y el video grabación de la sesión principal.